Spelregels
Samenstelling & Spelregels Adviesgroep Helbergen
De adviesgroep bestaat uit maximaal tien personen.
Hiervan vertegenwoordigen niet meer dan drie personen één of meerdere stichtingen, op voordracht van de betreffende stichtingen. De betreffende stichtingen moeten via de statuten hun belang bij dit project kunnen aantonen.
Niet meer dan vier personen vertegenwoordigen diegenen die belangstelling hebben voor een kavel. De overige drie leden worden geloot uit de overige belangstellenden die in de nabijheid van Helbergen wonen.
Bij vertrek van een lid van de adviesgroep ontstaat een vacature die via de betreffende wachtlijst (stichting, kavelkoper, overige) wordt opgevuld.
Indien een adviesgroeplid niet aanwezig is tijdens overleggen met (vertegenwoordigers van) het college van B&W en de Adviesgroep wordt de zetel vacant geacht.
Nieuwe leden van de Adviesgroep Helbergen worden op de hoogte gesteld van de inhoud van deze werkafspraken en gevraagd hiermee in te stemmen. In een document worden de werkafspraken opgenomen en getekend door de leden van de Adviesgroep.
Deelname aan de adviesgroep kan niet anoniem.
Taken
Leden van de adviesgroep zijn bij toerbeurt voorzitter.
Voorzitter
De voorzitter bewaakt de belangen van alle betrokkenen en de voortgang van het overleg. Indien noodzakelijk wordt de voorzitter hierbij ondersteund door de projectleider.
De voorzitter stelt in overleg met de projectleider de agenda op.
Verslaglegging / secretaris
Het verslag zal beknopt zijn en de gemeente zorgt voor de verslaglegging van de adviesgroep bestaande uit:
- een puntsgewijze samenvatting van de adviezen;
- een puntsgewijze samenvatting van de conclusies;
- gemaakte werkafspraken.
De basis voor het verslag wordt tijdens de bijeenkomst van de adviesgroep gelegd. Het verslag wordt opgesteld door de projectleider.
De gemeente stuurt het verslag binnen vier werkdagen aan de leden van de adviesgroep die vervolgens binnen vijf werkdagen reageren. Indien een lid van de adviesgroep niet tijdig reageert wordt deze geacht met het verslag in te stemmen.
De vastgestelde verslagen van de adviesgroep worden op de gemeentelijke website www.parkhelbergen.nl gepubliceerd.
De Projectleider Helbergen (vertegenwoordigt de gemeente) is belast met de bewaking van het gemeentelijke besluitvormingsproces en planning en stelt in overleg met de (komende) voorzitter de agenda vast. De projectleider is geen lid van de Adviesgroep.
LODEWIJK BALJON landschapsarchitecten ontwikkelt het Definitief Ontwerp bestaande uit het stedenbouwkundig en inrichtingsplan en de kavelpaspoorten voor Helbergen. Het bureau betrekt de adviezen van de adviesgroep bij de ontwikkeling en geeft in overleg met de projectleider aan wat met deze adviezen wordt / is gedaan. Het bureau is geen lid van de Adviesgroep.
Mening
Het advies van de Adviesgroep wordt verwerkt in het Definitief Ontwerp dat ter vaststelling wordt aangeboden aan het college van B&W. Het advies is een standpunt van minimaal 70% van de aanwezigen. De vergadering wordt met respect voor elkaars mening afgesloten, ‘Agree to disagree’. De aantekening van een minderheidsstandpunten bij het advies is mogelijk. De verslagen zullen als bijlage bij het collegevoorstel worden meegezonden naar het college van B&W.
Leden van de adviesgroep of de stichtingen die zij vertegenwoordigen behouden het recht individuele belangen op andere inspraakmomenten te behartigen.
Diegene die namens de adviesgroepleden communiceert tijdens bijvoorbeeld een raadsvergadering wordt door de adviesgroep aangewezen.